Conditions générals de ventes de prestations de services

Conditions générals de ventes de prestations de services

Objet

Les Conditions Générales de Vente (C.G.V.) de prestations de services décrites ci-dessous détaillent les droits et obligations de l’entreprise individuelle OPTIM SECRETARIAT, représentée par Madame Suzanne JAKOBS et de son client, dans le cadre de missions externalisées de secrétariat, d’assistanat administratif, d’assistanat technique du secteur du Bâtiment et des Travaux Public ou du secteur  Juridique, d’assistanat commercial et de tous travaux internet, bureautique, de rédaction, de prospection téléphonique, de communication.

Application

Toute commande implique,  pour devenir ferme et définitive, l’adhésion pleine et entière et sans réserve du Client aux présentes Conditions Générales de Ventes, qu’il déclare avoir lues, comprises et acceptées.

Aucune condition particulière ou générale d’achat ne peut, sauf accord express et écrit par les deux parties prévaloir sur les présentes Conditions Générales de Vente.

Lieu et durée d'intervention

Les prestations prévues à l’article 1 sont réalisées dans les locaux de la Société OPTIM SECRETARIAT, en télétravail, ou dans ceux du Client, sur le matériel du Client, après accord entre les deux parties.

Aucun minimum d’heure n’est à réaliser. Toutefois, pour toute demande de prestations sur site, il est préférable de prévoir un minimum de 4 heures consécutives (voir conditions à l’article 6).

Devis et validité des commandes

Chaque commande est précédée d’un devis gratuit, établi par OPTIM SECRETARIAT, sur la base des informations communiquées par le Client et indiquant le détail de la prestation à effectuer.

Pour confirmer sa commande de manière ferme et définitive, le Client devra retourner à OPTIM SECRETARIAT, par tout moyen à sa convenance, le devis incluant les présentes Conditions Générales de Vente au verso, sans aucune modification, dûment signé avec la mention « Bon pour accord », les professionnels devant apposer, en outre, leur cachet commercial.

En cas de confirmation de commande par courrier électronique, une mention doit préciser l’adhésion pleine et entière du Client aux dites conditions Générales de Vente.

Un acompte de 30 % est demandé à la signature du devis, le solde sera réglé à réception de la facture.

En cas d’annulation de la commande par le Client, après son acceptation par le Prestataire, pour quelque raison que ce soit, hormis la force majeure, l’acompte versé à la commande ou règlement de la totalité, tel que défini à l’article “ Modalités de règlement Conditions d’escompte ” des présentes Conditions Générales de Vente sera de plein droit acquis au Prestataire et ne pourra donner lieu à un quelconque remboursement.

Les éventuelles modifications de la commande demandées par le Client ne seront prises en compte, dans la limite des possibilités du Prestataire, que si elles sont notifiées par écrit, 4 jours au moins avant  la date prévue pour la fourniture des prestations de services commandées, après signature par le Client d’un nouveau bon de commande spécifique et ajustement éventuel du prix.

A défaut de réception du devis et des présentes Conditions Générales de Vente, du règlement correspondant à l’acompte ou la totalité de la prestation et, le cas échéant des provisions de frais, OPTIM SECRETARIAT se réserve le droit de ne pas commencer ou d’interrompre sa prestation.

Aucune partie ne pourra être considérée défaillante dans l’exécution de ses obligations et voir sa responsabilité engagée, si et seulement si cette obligation est affectée, temporairement ou définitivement, par un évènement ou une cause de force majeure.

Définition de la force majeure

A ce titre, la force majeure s’entend de tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible au sens de l’article 1148 du Code  civil, indépendant de sa volonté et qui échappe à son contrôle, tels que notamment, à titre indicatif et non limitatif : catastrophes naturelles, restrictions gouvernementales, troubles sociaux et émeutes, guerres, malveillance, sinistres dans les locaux du prestataire, lesinterruptions de service de l’EDF supérieure à deux (2) Jours, défaillance du matériel informatique, absence longue durée (accident ou maladie). Dans les cinq (5) jours  ouvrés maximum de la survenance d’un tel évènement, la partie défaillante pour cause de force majeure s’engage à le notifier à l’autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception et à en apporter la preuve.

La partie défaillante fera tous ses efforts afin d’éliminer les causes du retard et reprendra l’exécution de ses obligations dès que le cas invoqué aura disparu.

Toutefois si la cause de force majeure perdure au-delà d’un délai de quinze (15) jours ouvrés à compter de la date de réception de la notification du cas de force majeure, chaque partie aura le droit de résilier l’accord, sans octroi de dommages et intérêts.

Ladite résiliation prendra effet à la date de réception par l’autre partie de la lettre de résiliation adressée en recommandée avec accusé de réception.

Dans le cas où l’accord est résilié par le client pour cause de force majeure, le client doit verser au prestataire tous montants dus jusqu’à la date de résiliation.

Exécution des commandes et délais de réalisation

OPTIM SECRETARIAT s’engage à accomplir avec le plus grand soin et conformément au devis accepté les prestations commandées, et à proposer les délais les plus adaptés à la demande du Client, dans la mesure de ses disponibilités. 

La livraison est réalisée à la date indiquée sur le devis, sauf accord ou retard du client pour confirmer sa demande ou pour communiquer les éléments nécessaires à l’accomplissement de la prestation, pouvant donner lieu à un dépassement des délais.

Les délais de livraison n’étant donnés qu’à titre indicatif, leur dépassement ne pourra donner lieu, au profit du Client, à une quelconque demande de dommages et intérêts, ou pénalités pour retard ou annulation de la commande. 

Le Client s’engage à mettre à la disposition de la Société OPTIM SECRETARIAT, tous les éléments nécessaires à l’accomplissement de la mission définie, qui doivent être de bonne qualité et fournis sur des supports valides. Tout retard ou omission de sa part entraînera soit une révision de la date de livraison, soit une annulation de la commande. 

En cas d’exécution de la prestation au sein des locaux du Client, OPTIM SECRETARIAT s’engage aux règles d’hygiène et de sécurité en vigueur. 

Délais de conservations des données transmises par le client

OPTIM SECRETARIAT s’engage à conserver toutes les données transmises par son Client pendant une durée maximale de 1 (UN) mois).

Tarifs

Les tarifs appliqués sont ceux en vigueur au jour de la prise de commande. Les prix peuvent être calculés à l’unité, à l’heure, au forfait. Ils sont exprimés en euros et ne sont pas soumis à la T.V.A., conformément à l’article 293 B du Code Général des Impôts.

Une facture est établie par le Prestataire et remise au Client lors de chaque fourniture de prestations de service.

Les services aux Entreprises sont négociés de gré à gré et leur tarif final peut varier en fonction des exigences particulières que requièrent les prestations, soit en faveur du Client, soit en faveur d’OPTIM SECRETARIAT. Ainsi, les tarifs indiqués sur les supports de communication d’OPTIM SECRETARIAT sont donnés à titre indicatif et ne remplacent nullement un devis personnalisé en bonne et due forme.

Les tarifs sont majorés d’éventuels frais d’affranchissement, d’impression et/ou de livraison applicables au jour de la commande. Pour toute demande concernant une prestation d’envoi en nombre, une provision correspondant aux frais d’affranchissement aux tarifs en vigueur est demandée.

De manière générale, les tarifs sont révisables au 1er janvier de chaque année. Toutefois, OPTIM SECRETARIAT se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment, étant entendu que les travaux en cours seront facturés au prix indiqués lors de l’enregistrement de la commande, validée par la signature du devis et des présentes Conditions Générales de Vente.

Remises et majorations

Le Client pourra bénéficier de réductions de prix, rabais, remises et ristournes, en fonction des quantités de prestations de services commandées, en une seule fois et un seul lieu., ou de la régularité de ses commandes de prestations de services, dans les conditions et selon les modalités décrites aux tarifs du Prestataire.

Les prestations réalisées en urgence à la demande du client seront majorées de la façon suivante :

  • Travaux effectués après 18 h, les samedis ou à remettre dans un délai inférieur à 8 heures : + 25 %
  • Travaux réalisés les dimanches et jours fériés : + 50 %.

Droit de retractation et annulation

Un droit de rétractation sera accepté dans la limite de 7 (sept) jours ouvrables suivant la date du devis signé, uniquement s’il est prévu un début d’exécution de la prestation postérieur à ce délai de 7 (sept jours). Il ne sera alors facturé au Client aucun frais. Cependant, si un acompte a été versé, il ne sera pas restitué.

En cas d’annulation d’une commande en cours de réalisation par le Client, quelle qu’en soit la cause, ce dernier s’engage à régler la totalité de la prestation déjà effectuée. Cette annulation doit être confirmée par le Client à OPTIM SECRETARIAT par écrit. En conséquence, le document réalisé en totalité ou en partie par OPTIM SECRETARIAT et pour lequel, le Client a usé de son droit de rétractation, devient en fait la propriété d’OPTIM SECRETARIAT, et est soumis au droit en vigueur en matière de propriété intellectuelle.

Modalité de règlement et conditions d'escompte

Les conditions et délais de règlement varient selon le type, le volume et le montant des prestations et sont mentionnés sur chaque devis.

OPTIM SECRETARIAT établit une facture à chaque fin d’intervention ponctuelle, ou mensuelle pour les interventions ponctuelles nécessitant plusieurs mois de travail.

Sauf mention contraire sur le devis préalablement établi, le règlement des prestations s’effectue au comptant, à réception de chaque facture par chèque bancaire, postal ou virement bancaire. Le règlement en espèces contre récépissé est accepté pour les particuliers, et sera encaissé en totalité à la commande.

Le règlement  des prestations ou travaux dont le montant est inférieur à 150 euros doit être effectué à la commande, sauf accord entre les parties.

Aucun escompte n’est applicable en  cas de paiement anticipé.

Pénalités de retard

Sauf accord préalable entre les parties, en cas de défaut de paiement d’une facture à l’échéance, une pénalité de retard égale à 3 fois le taux d’intérêt légal, conformément à l’article L.441-6 du Code de Commerce, est exigible, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire. Cette pénalité, calculée sur le montant hors taxes de la somme restant due, court de plein droit le jour suivant la  date de règlement portée sur la facture ou, à défaut, le trente-et-unième jour suivant la date de réception des travaux réalisés ou de l’exécution de la prestation de service.

En cas de recouvrement judiciaire, le client supportera tous les frais de mise en demeure et de contentieux, et se verra facturer, à titre de clause pénale, une somme égale à 15 % du montant total de la commande qu’il a passée, avec un minimum forfaitaire de 40 euros par dossier, et ce, sans préjudice de tous dommages et intérêts qu’OPTIM SECRETARIAT pourrait réclamer.

En outre, OPTIM SECRETARIAT se réserve le droit de suspendre ou de résilier toutes les commandes ou contrats en cours du client, après l’envoi d’une mise en demeure restée infructueuse.

Confidentialité

 

OPTIM SECRETARIAT s’engage à respecter strictement la confidentialité de toutes les informations, documents, données ou concepts dont elle pourrait avoir connaissance avant, pendant ou après la réalisation de sa prestation, ainsi que du contenu des travaux commandés et réalisés.

La responsabilité d’OPTIM SECRETARIAT ne peut être engagée en raison d’une interception ou d’un détournement des informations lors d’un transfert de données, notamment par Internet. En conséquence, il appartient au Client, lors de la commande, d’informer OPTIM SECRETARIAT des moyens de transfert qu’il souhaite voir mis en œuvre afin de garantir la confidentialité de toute information à caractère sensible.

De convention expresse, les résultats de la mission sont en pleine maîtrise du Client, à compter du paiement intégral de la prestation, OPTIM SECRETARIAT s’interdisant de faire état des résultats et de les utiliser de quelque manière que ce soit, sauf obtention préalable de l’autorisation écrite du client.

 

Responsabilité et cas de force majeure

OPTIM SECRETARIAT s’engage, à titre d’obligation de moyens, à exécuter ses prestations avec tout le soin en usage dans sa profession et à en utiliser les règles de l’art du moment.

Chacune des parties déclare être assurée, notamment en Responsabilité Civile Professionnelle auprès d’une compagnie notoirement solvable et maintenir à jour toutes les polices d’assurances nécessaires.

OPTIM SECRETARIAT met en œuvre tous les moyens nécessaires mis à sa disposition pour prendre soin  et préserver les fichiers informatiques et autres documents qui lui sont confiés par le Client pour la réalisation de la prestation commandée. Toutefois, compte tenu des risques de dommages ou de détérioration encourus par ce type de support, il appartient au Client de s’en prémunir par tous moyens à sa convenance, qui décharge en conséquence  OPTIM SECRETARIAT de toute responsabilité.

A compter de la remise des documents remis par OPTIM SECRETARIAT, le Client est responsable de l’utilisation, de l’exploitation et de la diffusion du contenu qui y est présenté, notamment en ce qui concerne les éventuels droits et copyright. Il décharge en conséquence OPTIM SECRETARIAT de toute responsabilité et la garantit contre tout recours susceptible d’être intenté à son encontre, du fait d’une quelconque utilisation frauduleuse ou en raison de toute perte de bénéfice ou trouble commercial.

OPTIM SECRETARIAT se réserve le droit de refuser tous travaux dont les intentions sont contraires à l’honnêteté ou à la morale (pornographie, racisme, incitation à la violence…).

La responsabilité d’OPTIM SECRETARIAT ne pourra être mise en œuvre si la non-exécution ou le retard de l’exécution de l’une des obligations décrites dans les présentes Conditions Générales de Ventes découle d’un cas de force majeure. A ce titre, la force majeure s’entend de tout événement imprévisible et extérieur, au sens de l’article 1148 du Code Civil.

Droit applicable et juridiction compétente

Tout litige relatif à l’application ou à l’interprétation des présentes Conditions Générales de Ventes est soumis au droit français. A défaut de résolution amiable, le litige sera porté devant le Tribunal de Commerce de Marseille.

Langue du contrat - droit applicable

Remarques : Lorsque les Conditions Générales de Vente sont conclues entre des parties de nationalité différente ou exécutées totalement ou partiellement à l’étranger, la loi applicable à celles-ci, est en principe, sauf stipulation expresse des parties, la loi du lieu des prestations.

De convention expresse entre les parties, les présentes Conditions Générales de Vente et les opérations d’achat et de vente qui en découlent sont régies par le droit français.

Elles sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige.